Política de Tratamiento de Datos Personales

1.Responsable del tratamiento

El responsable atiende directamente las consultas y reclamos sobre esta política.

2.Qué datos recogemos

2.1 Datos suyos

2.2 Datos de su evaluador (rector o directivo)

Los formatos oficiales piden el nombre, la cédula y el lugar de expedición del evaluador. Usted los registra y los usamos únicamente para diligenciar esos formatos. Le pedimos informar a su evaluador que sus datos aparecen en ellos.

2.3 Contenido de las evidencias

Textos, notas de voz, fotografías y documentos que usted envía voluntariamente para registrar sus evidencias, junto con las transcripciones, descripciones y clasificaciones que se generan a partir de ellos. Este contenido es suyo y lo guardamos únicamente para prestarle el servicio.

2.4 Datos de pago

Los pagos se procesan a través de la pasarela Wompi. No recibimos ni almacenamos números de tarjeta, claves ni datos bancarios. Solo conservamos la referencia, el valor, la fecha y el estado de la transacción.

2.5 Datos técnicos

Registros técnicos del funcionamiento del servicio (fecha y hora de los mensajes, errores, accesos al panel), que usamos para mantenerlo funcionando y detectar fallas o usos indebidos.

3.Para qué usamos sus datos

• Recibir, transcribir, describir, clasificar y archivar sus evidencias.
• Recordarle, por WhatsApp, describir las evidencias que envió y avisarle cuando quedan guardadas.
• Generar los documentos y formatos de su evaluación de desempeño.
• Crear enlaces privados para que usted los comparta con su evaluador.
• Administrar su suscripción, pagos, renovaciones y avisos de vencimiento.
• Responder sus dudas y darle soporte.
• Mejorar el servicio mediante estadísticas agregadas que no lo identifican.

4.Tratamiento con inteligencia artificial

Para transcribir las notas de voz, leer las fotos y documentos, y clasificar las evidencias según las competencias de la Guía 31 del MEN, usamos Gemini, de Google. Al enviar una evidencia, su contenido se transmite a ese servicio únicamente para procesarla y devolver el resultado.

Si usted no describe una evidencia, Cami puede guardarla leyendo el contenido de las fotos o documentos. La descripción y la clasificación automáticas son propuestas: usted puede revisarlas, corregirlas o borrarlas en cualquier momento desde su panel o por WhatsApp. La responsabilidad final sobre el contenido que presenta en su evaluación es suya.

5.Quién más procesa sus datos

Para prestar el servicio nos apoyamos en estos proveedores, que actúan como encargados del tratamiento y solo usan los datos para la tarea contratada:

6.Imágenes de estudiantes y terceros

Este servicio está dirigido a docentes y directivos docentes. No está pensado para ser usado por menores de edad.

7.Enlace para el evaluador

Cuando usted decide compartir sus evidencias con su evaluador, generamos un enlace privado. Ese enlace:

• Tiene una dirección larga e imposible de adivinar.
• Puede protegerse con un PIN.
• Tiene fecha de vencimiento y usted puede revocarlo en cualquier momento.
• No es indexado por buscadores.

El enlace se genera solo cuando usted lo pide.

8.Cuánto tiempo guardamos sus datos

• Evidencias y documentos: mientras su cuenta exista, para que pueda consultar el historial de años anteriores. Aunque su suscripción venza, usted siempre puede descargar sus evidencias.
• Archivos enviados que no llegan a guardarse como evidencia (por ejemplo, duplicados o envíos incompletos): se eliminan automáticamente.
• Registros de pago: por el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
• Prueba de su autorización: mientras se traten sus datos y el tiempo que la ley exija después.

Cuando usted solicita la eliminación, la atendemos conforme a la sección 10.

9.Sus derechos

Como titular de los datos, la Ley 1581 de 2012 le garantiza:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
• Ser informado del uso que les damos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite con nosotros.

Cómo ejercerlos

10.Cómo eliminar sus datos

Usted puede pedir la eliminación de su cuenta y de todos sus datos en cualquier momento, sin costo:

1. Escriba a ing.willmer@gmail.com con el asunto “Solicitud de eliminación de datos”.
2. Indique su nombre y el número de WhatsApp con el que usa el servicio.
3. Si lo desea, antes de eliminar le enviamos una copia de sus evidencias.
4. Eliminamos sus evidencias, archivos, documentos y datos personales, y le confirmamos cuando esté hecho, dentro del plazo de la sección 9.

Solo conservaremos lo que una norma nos obligue a guardar (por ejemplo, el registro contable de un pago), y únicamente para ese fin.

✉️ Solicitar eliminación

11.Autorización

Al empezar a usar el servicio por WhatsApp le pedimos su autorización expresa para tratar sus datos conforme a esta política. Registramos la fecha y hora en que la otorga. Sin ella no recibimos ni guardamos ningún archivo y no podemos prestarle el servicio.

12.Seguridad

Adoptamos medidas razonables para proteger su información: conexiones cifradas (HTTPS), archivos guardados fuera de la parte pública del sitio, acceso restringido a la base de datos, enlaces con códigos no adivinables y sesiones que vencen. Ninguna medida es infalible, pero trabajamos para reducir los riesgos y, si ocurriera un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la SIC como exige la ley.

13.Transferencia internacional

Algunos de los proveedores de la sección 5 operan servidores fuera de Colombia. Al otorgar la autorización, usted acepta que sus datos se transmitan a ellos exclusivamente para prestarle el servicio, bajo sus estándares de seguridad.

14.Cookies

El panel web usa una cookie de sesión, indispensable para mantenerlo identificado mientras lo usa. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

15.Cambios y vigencia

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es sustancial, se lo informaremos por WhatsApp o correo antes de aplicarlo. La fecha de la última actualización aparece al inicio.

Esta política rige desde el 9 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se preste el servicio y por el tiempo que exijan las normas aplicables.